Kepuasan tersendiri bagi penyelenggara acara jika mengadakan event besar yang semua tujuannya tercapai. Bagaimana membuat event dan souvenir event bermanfaat yang sukses diingat pengunjung? Ikuti delapan cara mengadakan event ala Paketseminar.com yuk!
BACA JUGA: 5 tas seminar murah di bawah Rp 50.000
Event dan Fungsinya
Mengutip dari beberapa sumber, event merupakan acara atau kegiatan pertunjukan, pameran, atau festival yang diadakan untuk menyampaikan pesan tertentu kepada audiens atau masyarakat.
Adanya event memberikan kesempatan bagi brand atau kelembagaan untuk memperkenalkan dan mengingatkan masyarakat tentang mereka.
Ada enam manfaat yang didapat penyelenggara saat mengadakan event di antaranya, membangun brand awareness, membuka peluang bisnis, memperkuat hubungan dengan konsumen, menjangkau target pemasaran lebih luas, mempengaruhi masyarakat, dan mempublikasikan sebuah merek atau produk ke orang yang lebih banyak.
Merchandise kampanye yang eye catching, trendi, dan dapat digunakan sehari – hari akan menarik perhatian masyarakat. Pemberian merchandise akan memberikan kesempatan kepada penerima untuk kenal lebih dekat dengan brand atau produk yang diperkenalkan.
Jenis – Jenis Event
Menurut Noor terdapat empat jenis event yang sering dikunjungi dan dibuat, yaitu leisure event dengan contoh event olahraga, personal event yang melibatkan anggota keluarga, cultural event yang identik dengan budaya, dan organizational event seperti konferensi partai.
Sedangkan menurut Abdullah, event dibedakan menjadi mega, medium, dan mini event berdasarkan ukuran dan skala. Cara mengadakan event hampir sama untuk semua jenis event, yang membedakan ada di detil acara.
Proses eksekusi event melibatkan banyak orang yang bertugas sebagai panitia yang membutuhkan tanda pengenal agar dikenali oleh pengunjung maupun panitia lainnya. Name tag kalung Paketseminar.com dapat digunakan saat acara dan saat event besar lainnya.
Tak hanya memiliki desain yang elegan, name tag ini juga kuat dan tahan lama karena terbuat dari kulit sintetis. Dengan name tag ini, orang – orang yang terlibat dalam event akan mengingat acara yang pernah didukung.
Delapan Cara Mengadakan Event
Untuk kamu yang masih bingung dengan cara mengadakan event dalam waktu dekat, berikut ini langkah – langkah yang bisa dilakukan agar event yang diselenggarakan sukses dan diingat oleh pengunjung:
1. Membuat konsep dan tema event
Sebelum beranjak ke persiapan event, persiapkan dan putuskan konsep dan tema event yang akan digunakan agar tim fokus menggarap event sesuai dengan konsep yang ada.
Riset terlebih dahulu sebelum memutuskan konsep dan tema agar sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat agar event yang dibuat tepat sasaran. Event yang kekinian dan dibutuhkan masyarakat akan dikenang oleh pengunjung.
2. Diskusi dengan tim inti
Matangkan konsep dan tema event dengan tim inti agar tidak terjadi miss persepsi. Diskusi akan lebih mematangkan konsep dan tema event yang sudah ditentukan. Selain itu, tim akan semakin solid karena sering berkomunikasi.
Diskusikan juga orang – orang yang akan terlibat dan bertanggung jawab mengenai persiapan event seperti pengisi acara, logistik, hingga souvenir event. Diskusi akan membantu tim inti untuk saling mengingatkan dan memberi masukan agar event yang akan dilaksanakan dapat berjalan lancar, sukses dan sesuai harapan.
Sebelum memulai diskusi, persiapkan minuman anggota tim menggunakan botol minum tumbler yang sudah dibuat dengan sentuhan personal agar anggota tim lebih santai dan ada keterikatan dengan event yang dibuat.
3. Membuat mind mapping dan budget
Hasil diskusi tim inti terkait panitia dan hal – hal yang diperlukan saat event berlangsung harus diterjemahkan menjadi mind mapping.
Mind mapping membantu tim memahami konsep event, menemukan ide kreatif, serta memudahkan saat melakukan presentasi dan perumusan masalah kepada sponsor dan juga orang – orang yang terlibat.
Dari mind mapping yang sudah dibuat akan terlihat hal – hal yang harus lebih diperhatikan menjelang pelaksanaan event, termasuk dana.
Dengan mind mapping, alokasi anggaran akan lebih mudah ditentukan. Pembuatan dana anggaran dibuat serapih mungkin agar tak terjadi kebocoran dana. Anggaran di setiap pos – pos event harus jelas dan transparan agar panitia aware dengan tanggung jawab yang diberikan.
4. Membuat proposal
Jika konsep, tema, perlengkapan, dan alokasi dana event sudah jelas dan dibuat, maka panitia inti harus membuat proposal untuk diajukan kepada pihak – pihak yang bersedia untuk membantu kesuksesan event.
Proposal harus dibuat sekreatif dan semenarik mungkin untuk menarik perhatian perusahaan yang dituju, hindari poin – poin yang tidak penting dalam proposal, dan kirim proposal via email untuk menghindari tak terbaca dan lebih ramah lingkungan.
Jangan lupa untuk follow up proposal yang sudah dikirimkan untuk mengetahui perkembangan proposal.
5. Sponsorship
Sponsorship merupakan dukungan perusahaan kepada organisasi, perseorangan, atau penyelenggara kegiatan yang ditukar dengan publisitas produk atau branding perusahaan tersebut.
Adanya sponsorship merupakan salah satu cara mengadakan event yang sukses karena beberapa kebutuhan event akan dipenuhi oleh pihak sponsor. Kebutuhan event yang terpenuhi akan membuat event sesuai rencana dan mendatangkan banyak pengunjung.
Untuk mendapatkan sponsor, sebaiknya pilih perusahaan yang sesuai dengan tema dan konsep event, buat proposal dan penawaran semenarik mungkin, dan presentasikan proposal event dengan percaya diri agar perusahaan yakin dengan event yang dibuat.
Berikan marketing gift Paketseminar.com kepada para sponsor yang telah mendukung event yang diselenggarakan. Paket souvenir event ini dapat diproduksi custom dengan souvenir kualitas terbaik yang memiliki tampilan elegan dan premium.
6. Menyiapkan perlengkapan event
Event bukan hanya terdiri dari pengisi acara dan pengunjung, namun juga perlengkapan event seperti dekorasi, publikasi, logistik, dan lainnya.
Event yang sukses menarik pengunjung harus dilengkapi dengan beragam pendukung event seperti publikasi event yang disebarkan melalui brosur atau iklan di media sosial dan massa. Publikasi harus dipersiapkan sekreatif dan semenarik mungkin agar orang penasaran dan berkunjung ke event tersebut.
Dekorasi event harus didukung dengan logistik yang memadai agar eye catching dan kekinian. Untuk menyiapkan event, sebaiknya pilih vendor yang memang sudah berpengalaman agar punya banyak pilihan perlengkapan event yang bisa digunakan.
7. Koordinasi
Koordinasi antara tim menjelang dan saat hari H harus berjalan. Koordinasi yang baik akan menghasilkan event yang minim kekurangan.
Ujung koordinasi yang baik adalah komunikasi yang lancar antara panitia. Pastikan tim sudah mendapatkan informasi yang jelas mengenai acara agar tidak terjadi miss koordinasi dan persepsi.
Agar panitia dapat mengenal satu sama lain, diperlukan kostum khusus tim agar tidak tercampur dengan pengunjung. Kaos reglan Paketseminar.com terbuat dari katun combed 30s yang nyaman digunakan dan menyerap keringat. Pas untuk panitia yang bertugas di luar atau dalam ruangan.
8. Evaluasi
Sesudah event terlaksana, evaluasi kekurangan dan kelebihan event yang telah dilaksanakan. Hal ini akan membantu cara mengadakan event selanjutnya. Evaluasi dengan tim harus transparan dan fair agar menjadi pelajaran untuk semua anggota tim.
Dengan evaluasi bersama, diharapkan kekurangan yang ada di event sebelumnya tidak terulang dan panitia memiliki strategi khusus untuk event selanjutnya.
Souvenir Event Pilihan Paketseminar.com
Souvenir event dapat dipilih dengan menyesuaikan kebutuhan pengunjung atau peserta. Untuk event seminar atau workshop, gunakan paket seminar basic Paketseminar.com. Paket seminar ini berisi souvenir yang dapat digunakan saat acara berlangsung seperti pulpen, notes, goodie bag dan tumbler. Paket ini dibanderol mulai dari Rp 12.400 hingga Rp223.000
Untuk tamu event VIP, paket luxury Paketseminar.com terbuat dari bahan kulit dan denim pilihan yang dibuat eksklusif untuk para konsumen. Paket ini terdiri dari tas, buku agenda, pointer, atau name tag yang dapat disesuaikan dengan tema acara dan budget. Paket ini dipatok mulai dari Rp 224.000 hingga Rp 1.151.000.
Membutuhkan souvenir event berkualitas dengan waktu yang sedikit? Cek laman souvenir ready stock, di sini tersedia souvenir best seller dengan waktu produksi hanya dua hingga tiga hari kerja.
Ikuti delapan cara mengadakan event ini agar acara berjalan sukses dan minim kesalahan. Pastikan tim solid agar dapat menghadapi hambatan menjelang dan selama event berlangsung.
CEK INSPIRASI LAINNYA: